Maîtriser ses processus d’achat et de paiements grâce au numérique, un impératif pour s’assurer une bonne gestion de trésorerie

Violaine Perret, en charge du projet de déploiement de la facturation électronique chez Cerfrance Midi Méditerranée, revient sur ce domaine de gestion qui est aujourd’hui bousculé par de nouveaux outils de transformation numérique visant à améliorer la gestion financière de nos entreprises et de nos exploitations agricoles.

« Actuellement, 90 % des entreprises lors d’un achat fonctionnent sur le système classique du bon de commande, puis bon de livraison et facture éditée papier ou envoyée en PDF », rappelle-t-elle.

Comment ? En rationalisant votre organisation et en utilisant des outils numériques qui permettront d’agréger les flux. « Nous mettons déjà à disposition de nos adhérents des dispositifs qui permettent de collecter l’ensemble de leurs factures et de les centraliser sur un seul espace de stockage virtuel. Nous sommes en cours de test et de développement d’autres solutions qui permettront d’avoir sur un même logiciel l’ensemble des factures émises et reçues. Après les avoir approuvées ou avoir indiqué au fournisseur des réserves, vous pourrez les mettre en paiement d’un clic, et suivre ensuite l’avancée de vos paiements facilement » précise Violaine Perret.

« Cette digitalisation présente aussi l’avantage de fluidifier les échanges avec votre comptable. Finis la recherche de la pièce que votre comptable vous réclame depuis des semaines ! En effet, vous pourrez lui donner accès aux informations directement ». « Ces outils vous permettront également d’améliorer le pilotage de votre structure par la mise en place de divers tableaux de bord qui s’alimenteront automatiquement. Vous pourrez ainsi savoir quasiment en temps réel où en est votre entreprise et prendre les bonnes décisions. »

Toutes les entreprises qui auront pris ce virage seront ainsi préparées pour un passage optimal à la réforme de la facturation électronique (dite e-invoicing) lors de sa mise en œuvre. Celle-ci concernera l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations concernant le territoire national.

Au 1^er septembre 2026, toutes les entreprises immatriculées devront être en capacité de recevoir a minima les factures des grandes entreprises et des ETI telles que les fournisseurs d’énergie, de télécom, etc. sur le portail public de facturation (PPF) ou via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Cette obligation s’étendra à l’ensemble des fournisseurs au 1^er septembre 2027. « Il faut comprendre qu’entre professionnels, tous les flux devront répondre à cette nouvelle norme Factur-X. il deviendra alors superflu d’utiliser d’autres canaux (envoi par mail, impression papier, etc.) pour transmettre et recevoir les factures. »

Cerfrance Midi Méditerranée recommande donc de mettre à profit la période transitoire avant 2026 pour se familiariser avec la dématérialisation de ses factures d’achats et ses paiements des fournisseurs.

« Afin de proposer des parcours d’accompagnement aux chefs d’entreprise et notamment aux exploitants agricoles, Cerfrance Midi Méditerranée a intégré le dispositif FranceNum » explique Violaine Perret. « Composés d’un diagnostic d'organisation et de maturité numérique suivi d’ateliers thématiques (présentés ci-dessous), ces parcours permettent d’aborder avec sérénité cette évolution majeure dans l’organisation des entreprises. 

Au sein des Ateliers Numériques, nous amenons les participants à se poser des questions sur leur organisation en place. Comment reçoivent-ils leurs factures ? Comment contrôlent-ils leurs factures fournisseurs ? Comment gèrent-ils les étapes de paiement et d’archivage ? Ont-ils des personnes identifiées en charge de cette gestion ? Autant de questions pour anticiper les évolutions nécessaires dans leur organisation. »

A l’issue de ces formations proposées dans le cadre de FranceNum, Cerfrance Midi Méditerranée présente un panel d’outils et de services de dématérialisation, et accompagne les participants dans la construction d’un plan d’action pour avancer dans la dématérialisation des processus administratifs.