Anticiper les impacts sur sa tenue de caisse de la transmission obligatoire de données à l’administration dans le cadre de la facturation électronique et du e-reporting

C’est un outil qui permet l’enregistrement des paiements reçus en contrepartie de la vente de marchandise ou de la prestation de service, et ce quel que soit le mode de règlement. S’il est accessible en ligne, on parle alors de caisse connectée.

A ce jour, la tenue d’une caisse « papier » est toujours permise. En revanche, depuis le 1^er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels assujettis utilisant un système de caisse sont tenus d'utiliser un matériel sécurisé et certifié. « Cela signifie, précise Violaine Perret, que vous devez détenir un certificat ou une attestation de conformité de l’outil utilisé (certification « NF525 »), délivré par un organisme accrédité ou l’éditeur du logiciel. »

Pour autant, si la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, on constate aujourd’hui les risques induits par sa non-utilisation : perte de temps, perte de données, erreurs de saisie et de calculs, insécurité… L’utilisation d’une caisse enregistreuse permet d’améliorer sa gestion et son suivi des clients, d’exporter, stocker et fiabiliser ses données, de disposer de calculs en temps réel et de maîtriser ainsi le pilotage de son activité. « Et surtout, rajoute Violaine Perret, le système de caisse s’avèrera essentiel pour gagner du temps avec l’arrivée du e-reporting, c’est-à-dire la transmission de données de transaction et de paiement à l’administration ». En effet, avec la réforme de la facture électronique, ces systèmes de caisse deviendront quasi obligatoires car connectés aux futures plateformes de transmission électronique, ils permettront d’exporter facilement et automatiquement les données sous forme de fichiers spécifiques demandés par l’administration (nouvelles déclarations fiscales de e-reporting).

Cerfrance Midi Méditerranée recommande donc de mettre à profit la période transitoire avant 2026 pour envisager l’équipement ou vérifier la conformité de son système de caisse et se préparer à la transmission des données.

« Afin de proposer des parcours d’accompagnement aux chefs d’entreprise et notamment aux exploitants agricoles réalisant de la vente directe aux particuliers, Cerfrance Midi Méditerranée a intégré le dispositif FranceNum » explique Violaine Perret. « Composés d’un diagnostic d'organisation et de maturité numérique suivi d’ateliers thématiques, ces parcours permettent d’aborder avec sérénité cette évolution majeure de la facture électronique et du e-reporting qui va impacter fortement toutes les entreprises. 

Au sein des Ateliers Numériques, les participants sont amenés à se poser des questions : utilisent-ils déjà une caisse enregistreuse ou un logiciel de facturation ? Si oui, ce système de caisse est-il homologué NF525 ? Comment suivent-ils l’encaissement des règlements en espèces ? Quels modes de paiement sont le plus privilégiés par leurs clients ? Autant d’interrogations pour anticiper les évolutions nécessaires. Notre objectif étant d’amener les participants à réussir la transition de leur organisation administrative au profit d’une amélioration des performances de leur entreprise. »

A l’issue de ces formations proposées dans le cadre de FranceNum, Cerfrance Midi Méditerranée présente un panel d’outils et services de dématérialisation, des solutions de caisse et accompagne les participants dans la construction d’un plan d’action de dématérialisation de leurs processus administratifs.