Vos questions ? Nos réponses.
Publié le 15.04.2026
Selon votre situation d'entreprise les obligations liées à la réforme sont différentes.
Pour savoir comment vous serez impactés n'hésitez pas à consulter la page suivante :
https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-qu-est-ce-que-ca-change-pour-moi
Oui, dès lors que vous réalisez une activité économique indépendante à titre habituel, vous êtes concerné par le dispositif de facturation électronique ou de transmission électronique d’informations à l’administration, soit en tant que fournisseur, soit en tant qu’acheteur.
Si vous n’émettez pas de factures car vos clients sont des particuliers, vous êtes alors a minima concerné par le e-reporting (transmission de données de ces opérations et éventuellement des données de paiement relatives à ces opérations).
Si vous délivrez des factures sans TVA (vous êtes franchisé en base ou micro-entrepreneur), vous êtes aussi concerné.
Si vous ne facturez pas de TVA du fait de l’application du régime de la marge, l’opération entre, selon la nature du client, dans le champ de la facturation électronique ou de la transmission de données (e-reporting).
Si vous réalisez des opérations exonérées de TVA au sens des articles 261 à 261 E du Code général des Impôts (CGI), alors par contre, vous n’êtes pas concernés en émission par la facturation électronique ou la transmission électronique d’informations à l’administration.
En revanche, en tant qu’acheteur professionnel, vous êtes concerné par la facturation électronique, dès lors qu’elle est obligatoire entre deux entités établies en France pour les opérations entrant dans le champ de la TVA. À ce titre, vous aurez l’obligation de recevoir les factures de vos fournisseurs au format électronique par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
Si l’association est à but non lucratif et que sa gestion est désintéressée, que ses activités non lucratives sont prépondérantes et que ses recettes annuelles lucratives sont inférieures à 80 011 € (pour 2025), alors elle est considérée comme une personne non assujettie à la TVA.
L’association à but non lucratif non assujettie à la TVA n’est pas soumise aux obligations d’émission, transmission et réception des factures électroniques ni à la transmission des données de transaction (e-reporting). Néanmoins, les opérations réalisées à son profit (association = client) entrent dans le champ du e-reporting de celui qui fournit la prestation ou réalise la vente. L’association n’a aucune démarche à effectuer.
Si une association est assujettie à la TVA, les opérations réalisées à son profit par une personne assujettie établie en France entrent dans le champ de la facturation électronique. Par ailleurs, les opérations qu’elle réalise entrent dans le champ de la facturation électronique ou du e-reporting selon la qualité du client de l’opération.
Les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA (par exemple les micro-entrepreneurs) ne sont pas redevables de la TVA car elles réalisent un chiffre d’affaires en dessous du seuil à partir duquel la TVA doit être facturée.
Cependant elles restent assujetties à la TVA et sont donc soumises à la facturation électronique, en réception et en émission. Ainsi, tous les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) sont concernés par la réforme et doivent choisir une plateforme agréée avant le 1er septembre 2026.
Exemple
Vous avez une boutique de vêtements et bijoux divers, vous réalisez moins de 85 000€ de chiffre d’affaires (seuil prévu à l’article 293 B du CGI en 2025), ou vous êtes artisan-plombier, vous réalisez moins de 37 500€ de chiffre d’affaires, vous devrez, au plus tard en 2027, être en capacité d’émettre des factures au format électronique par l’intermédiaire d’une plateforme pour les ventes / prestations de services effectuées au profit de professionnels ayant un SIREN en France. Ces factures continueront de porter la mention «TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Vous devez quand même choisir une plateforme agréée avant le 1er septembre 2026 pour recevoir vos factures fournisseurs.
Un GFA peut avoir plusieurs situations :
Souvent considéré comme assujetti à la TVA (même exonéré)
Donc : réception obligatoire des factures électroniques dès 2026 potentiellement e-reporting selon les flux.
Là : hors champ de la réforme / Si Non assujetti à la TVA (au sens strict) → ❌ pas concerné
Si Assujetti mais non redevable (franchise, exonération, etc.) → ✅ concerné (au moins en réception)
GFA → dépend de sa qualification fiscale réelle, pas du fait qu’il facture ou non la TVA
Cas pratique : GFA purement patrimonial sans activité économique
Un Groupement Foncier Agricole est constitué entre membres d’une famille. Il détient des terres agricoles MAIS :
les terres sont mises gratuitement à disposition d’un associé exploitant
aucun fermage n’est facturé
aucune recette n’est perçue
le GFA n’a aucune activité économique indépendante
👉 Fiscalement :
il est hors champ de la TVA (pas d’activité économique au sens fiscal)
👉 Conséquence :
pas assujetti à la TVA
donc pas concerné par la facturation électronique, ni e-invoicing, ni e-reporting, ni obligation de réception
Ce qui fait basculer dans la réforme (très fréquent) :
Exemple classique (GFA concerné)
le GFA loue les terres via un bail rural
il perçoit un fermage
👉 Là : il exerce une activité économique de location
il devient assujetti à la TVA (même si exonéré)
👉 Résultat : concerné par la réforme
au minimum réception des factures électroniques obligatoire
Tous les propriétaires bailleurs assujettis à la TVA sont dans le champ et sont concernés par la réforme. Les bailleurs exonérés de TVA n’ont pas d'obligation d'émission en matière de facturation électronique (article 261 D du Code général des Impôts). Par exemple, la location de biens immobiliers à usage d’habitation ne nécessite pas l'émission d'une facture électronique ou de e-reporting. Par contre en réception, bien qu'exonérés, ils restent assujettis à la TVA et devront recevoir des factures électroniques, sous réserve de disposer également d'un numéro SIREN.
Exemples de propriétaires bailleurs concernés par la réforme :
- la location, soumise à la TVA, de locaux commerciaux ou professionnels équipés ;
- la location meublée de locaux d’habitation avec services para-hôteliers (au moins trois des prestations suivantes : fourniture du petit-déjeuner, du ménage, du linge de maison et accueil) ;
- la location d’espaces de travail ou entrepôts avec option pour la TVA.
Le choix de la plateforme est totalement libre ; une entreprise peut choisir une ou plusieurs plateforme(s) agréée(s). Cela relève d’un choix de gestion du chef d’entreprise.
PEPPOL est l’acronyme de Pan-European Public Procurement On-Line. Le réseau Peppol, à l’initiative de la commission européenne, est désormais un réseau international, géré par OpenPeppol qui confie le déploiement de ce réseau aux autorités nationales en vue de la généralisation de la facture électronique. En France, c’est la DGFiP qui est l’autorité compétente et est habilitée à définir des exigences spécifiques et à imposer, sur son territoire, des normes techniques spécifiques (dites PASR) applicables aux prestataires de services et à l’usage du réseau Peppol (comme l’obligation d’immatriculation des plateformes agréées). Les plateformes agréées peuvent formuler une demande auprès de la DGFiP afin de devenir membre du réseau Peppol.
La mise à disposition de cet annuaire s’inscrit dans un contexte de réforme de la facturation électronique, qui modifie le processus de transmission des factures.
L’annuaire de la facturation électronique a ouvert en septembre 2025. Il recense les entreprises et entités publiques assujetties aux obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Pour chacune, il indique la plateforme agréée qui gère ses données et les adresses électroniques de facturation. Pour l’utiliser, il vous suffit d’entrer le numéro Siren/Siret ou la dénomination sociale de la structure recherchée.
Votre besoin d’équipement sera déterminé par plusieurs critères : votre activité, votre clientèle, le nombre d’opérations que vous réalisez quotidiennement et/ou de factures que vous émettez.
Si vous utilisez déjà un logiciel (caisse, facturation, métier, ERP…) pour l’ensemble de vos opérations, même avec des clients non assujettis à la TVA, il devrait vous permettre de transmettre facilement les données utiles à l’administration pour la période demandée s’il est solution compatible.
Si vous n’utilisez pas de logiciel, pas d’inquiétude, il sera possible de saisir les données directement sur la plateforme agréée que vous aurez choisie.
Non, un fournisseur ne pourra pas vous imposer un format d’échange de facture électronique. Vous pourrez choisir votre plateforme de réception (qui peut être la même que la plateforme utilisée pour l’émission de vos factures ou celle de votre fournisseur) en fonction du ou des format (s) qui vous conviennent.
Les plateformes agréées proposeront un socle minimal de formats commun à l’ensemble des plateformes agréées qui garantira l’interopérabilité des échanges.
Les 4 mailles d’adressages possibles sont :
Le choix de la maille sur la Plateforme Agréée Chaintrust (intégrée à Ma Gestion Pro) est la Maille SIREN. Le choix du SIREN comme adresse de facturation électronique repose avant tout sur la simplicité, la robustesse et l’interopérabilité.
Le SIREN est un identifiant unique attribué à chaque entreprise en France. En l’utilisant comme adresse de facturation, vous garantissez que vos partenaires (clients, fournisseurs, plateformes) peuvent vous identifier facilement et sans ambiguïté. Cela réduit fortement les risques d’erreurs de routage des factures.
Ce choix permet également de simplifier la gestion : une seule adresse de réception pour toute l’entreprise, ce qui est particulièrement adapté aux organisations dont la comptabilité est centralisée. Il évite la multiplication des identifiants (comme les SIRET ou des suffixes internes), qui peuvent complexifier les flux et la maintenance.
Par ailleurs, le SIREN est parfaitement aligné avec les exigences de la réforme de la facturation électronique en France. C’est l’identifiant de référence utilisé dans l’annuaire national, ce qui garantit une compatibilité avec l’ensemble des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et facilite les échanges avec vos partenaires commerciaux.
Enfin, choisir le SIREN offre une solution pérenne : contrairement à certains SIRET qui peuvent évoluer (en cas de changement d’établissement), le SIREN reste stable dans le temps.
En résumé, le SIREN constitue un choix fiable, standard et durable, particulièrement recommandé pour les entreprises recherchant une mise en œuvre simple et efficace de la facturation électronique.
Les factures de vos fournisseurs (grandes entreprises et ETI) vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) agréée(s) que vous aurez choisie(s) et cela dès le 1er septembre 2026. Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur ou une plateforme distincte.
La facturation électronique existe déjà dans la sphère publique. Depuis 2017, les administrations publiques se sont dotées de la plateforme Chorus Pro pour la réception des factures. Les fournisseurs sont donc tenus obligatoirement d’adresser les factures à destination des entités publiques via cette plateforme.
À l’occasion du déploiement de la réforme, deux solutions sont proposées aux fournisseurs qui adressent des factures à la sphère publique :
soit transmettre leurs factures via une plateforme agréée raccordée à Chorus Pro dans la mesure où tous auront une plateforme pour transmettre les factures relatives à leurs opérations avec d’autres entreprises assujetties à la TVA. Cette modalité est la cible du dispositif avec, pour l’entreprise, un seul canal de facturation, quelle que soit la nature de son client.
soit continuer à utiliser les formats actuels de Chorus Pro pour les opérations à destination de la sphère publique (saisie, dépôt sur le portail, API, EDI). Cette seconde modalité a vocation à être provisoire le temps de la généralisation de la facturation électronique à toutes les catégories d’entreprises, soit le 1er septembre 2027 au plus tard.
Les données de paiement, qui concernent uniquement les prestations de services, qu’elles aient donné lieu à facture ou non, entre assujettis ou avec un non-assujetti, doivent être envoyées au titre d’une période donnée, à une fréquence qui dépend du régime d’imposition de TVA de l’entreprise.
Par exemple si vous êtes franchisé en base, vous les transmettrez tous les deux mois. En revanche, si votre entreprise est soumise au régime réel normal mensuel, la transmission des données de paiement sera mensuelle.
Les données de transaction qui concernent les opérations internationales entre assujettis ou toutes les opérations avec un non-assujetti, doivent être envoyées au titre d’une période donnée à une fréquence qui dépend du régime d’imposition de TVA de l’entreprise.
Par exemple si vous êtes franchisé en base, vous les transmettrez tous les deux mois. En revanche, si votre entreprise est soumise au régime réel normal mensuel, la transmission des données se fera trois fois par mois. Pour les entreprises soumises au régime simplifié ou au régime réel normal trimestriel, la transmission doit se faire une fois par mois.
La date du jour, le montant total HT des opérations de la journée, et le montant de TVA correspondant pour chaque catégorie de transaction.
S'il y a plusieurs taux de TVA applicables à ces opérations, ces données doivent être transmises pour chaque taux de TVA.
À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent avoir la capacité de recevoir des factures électroniques. La réception des factures électroniques s’effectue par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. L’entreprise qui n’a pas encore désigné de plateforme doit donc engager cette démarche sans attendre, directement auprès d’une plateforme agréée ou par l’intermédiaire de sa solution habituelle : logiciel de gestion, logiciel de comptabilité, expert-comptable, banque ou autre prestataire.
Cette situation ne doit pas conduire l’entreprise à interrompre son activité, à refuser le traitement des factures reçues ou à bloquer les paiements. En revanche, elle doit être corrigée rapidement. L’entreprise doit pouvoir démontrer qu’elle a engagé les démarches nécessaires pour entrer dans le dispositif. En pratique, l’entreprise doit identifier la solution par laquelle elle souhaite recevoir ses factures, vérifier que cette solution permet bien le recours à une plateforme agréée, organiser avec son prestataire le raccordement ou la désignation de sa plateforme de réception et conserver les échanges montrant que la démarche est engagée.
La facture électronique reçue doit être traitée dans les meilleures conditions possibles. Une difficulté interne d’organisation, de paramétrage ou d’intégration informatique ne doit pas conduire à interrompre le traitement de la facture, à retarder artificiellement son paiement ou à désorganiser la relation commerciale. L’entreprise identifie d’abord la difficulté rencontrée : impossibilité d’intégration automatique, difficulté de lecture, anomalie de paramétrage, processus interne non encore finalisé, difficulté avec le logiciel comptable ou l’outil de gestion. Elle doit ensuite se rapprocher de son prestataire, de son éditeur, de son expert-comptable ou de sa plateforme afin de corriger la situation.
Pendant cette phase, l’entreprise peut mettre en place des modalités internes transitoires de traitement, à condition de conserver une traçabilité suffisante, notamment par les échanges relatifs aux factures concernées et la précision de la difficulté en question. L’objectif est simple : poursuivre l’activité, traiter les factures, éviter les ruptures de paiement et corriger progressivement les difficultés rencontrées.
L’entreprise conserve les éléments permettant d’établir la date de réception de la facture, la difficulté rencontrée, les démarches engagées auprès de son prestataire ou de sa plateforme, ainsi que les modalités transitoires retenues pour traiter la facture dans l’attente du retour à un fonctionnement normal.
Oui. Une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée au seul motif qu’elle n’a pas été transmise par le circuit électronique attendu, lorsqu’elle correspond à une opération réelle et comporte les éléments nécessaires à son traitement.
La réforme modifie les modalités de transmission des factures entre entreprises. Elle ne modifie pas les règles de fond relatives à l’existence de l’opération, à la dette commerciale, au paiement, à la comptabilisation de la facture ou au droit à déduction de la TVA.
Le destinataire doit donc apprécier la facture au regard des règles habituelles : réalité de l’opération, identification du fournisseur et du client, mentions nécessaires, montant, TVA le cas échéant et conditions contractuelles de paiement.
S’agissant de la TVA, le seul fait qu’une facture ne soit pas transmise par le circuit électronique attendu ne prive pas automatiquement l’entreprise de son droit à déduction. Le droit à déduction demeure apprécié au regard des conditions de fond et de forme applicables.
Il convient toutefois de distinguer les effets propres de la facture et le respect de l’obligation spécifique de transmission électronique. Lorsque le fournisseur est soumis à l’obligation d’émission électronique et que la facture aurait dû être transmise par le circuit prévu par la réforme, il peut être invité à transmettre ou à régulariser cette même facture par ce même circuit. Cette demande n’est pas obligatoire au démarrage de la réforme et ne constitue pas une condition de validité, de traitement, de paiement ou de déduction de la facture reçue par un autre canal. La régularisation vise à replacer la même facture dans le circuit électronique attendu, notamment pour permettre la transmission des données à l’administration. Elle doit être organisée sans créer de double paiement, de double comptabilisation ou de double déduction de TVA.
Lorsque le fournisseur est soumis à l’obligation d’émission électronique et que la facture aurait dû être transmise par le circuit prévu par la réforme, le destinataire peut utilement lui demander de transmettre ou de régulariser la même facture par ce circuit. Cette demande n’est pas obligatoire et ne constitue pas une condition de validité, de traitement ou de paiement de la facture reçue par un autre canal. La facture reçue peut être utilisée pour assurer la continuité de l’activité, du traitement comptable et du paiement, sous réserve qu’elle corresponde à une opération réelle et qu’elle comporte les informations nécessaires.
La demande de régularisation vise à permettre le respect de l’obligation spécifique de transmission électronique et la transmission des données attendues à l’administration. Elle ne doit pas être utilisée pour bloquer la relation commerciale ou différer artificiellement un paiement dû. En pratique, la demande au fournisseur doit rester simple et traçable. Elle peut indiquer que la facture a été reçue par un autre canal, qu’elle sera traitée pour éviter tout blocage, mais qu’une transmission ou une régularisation de la même facture par le circuit électronique attendu est souhaitée lorsque le fournisseur y est légalement tenu.
La régularisation doit être organisée avec vigilance pour éviter les doublons. Il convient en particulier d’identifier clairement la facture concernée : numéro de facture, date, montant, fournisseur, client et canal initial de réception.
Le destinataire doit éviter tout double traitement. Une même facture ne doit pas donner lieu à un double paiement, une double comptabilisation ou une double déduction de TVA. La réception d’une même facture par plusieurs canaux ne doit pas conduire à bloquer automatiquement son traitement. Elle doit d’abord être analysée comme une situation de rapprochement. L’objectif est d’identifier s’il s’agit bien d’une seule et même facture reçue plusieurs fois, puis de poursuivre le traitement sur cette base. L’entreprise doit comparer les principaux éléments des documents reçus : numéro de facture, fournisseur, client, date, montant hors taxe, montant de TVA, montant toutes taxes comprises et, lorsqu’ils existent, statuts de traitement associés au flux électronique. Lorsque ces éléments concordent, il s’agit normalement d’une même facture transmise par plusieurs canaux. Dans ce cas, l’entreprise doit désigner une facture de référence dans son système de traitement, poursuivre le circuit de validation ou de paiement sur cette seule base, et marquer les autres exemplaires comme copies, doublons ou duplicatas. Il ne s’agit pas de refuser la facture, mais d’éviter qu’elle soit traitée plusieurs fois. Lorsque l’origine du double envoi est liée à une régularisation, à une transmission non électronique, ou à un incident de démarrage, l’entreprise conserve simplement la trace du rapprochement effectué. Cette trace doit permettre de comprendre pourquoi plusieurs exemplaires ont été reçus et de démontrer qu’une seule opération a été comptabilisée, payée et, le cas échéant, déduite au titre de la TVA.
En cas de doute sérieux sur le fait qu’il s’agisse bien de la même facture, l’entreprise doit se rapprocher du fournisseur ou de sa plateforme pour clarifier la situation. Ce doute ne doit pas conduire à bloquer l’ensemble du processus : il doit être circonscrit à la facture concernée et traité sans délai.
L’entreprise doit conserver les éléments permettant de comprendre la situation rencontrée et de démontrer sa bonne foi. Cette documentation est particulièrement importante pendant la phase de démarrage.
Les éléments utiles sont ceux qui permettent d’identifier l’opération, de comprendre la difficulté rencontrée et de démontrer les démarches engagées. Il peut notamment s’agir de la facture reçue, des documents commerciaux associés, des échanges avec le fournisseur, la plateforme, l’éditeur, l’expert-comptable ou le prestataire concerné, des preuves d’incident ou de rejet, ainsi que des éléments permettant d’éviter les doublons en cas de régularisation ultérieure. L’objectif n’est pas de créer une charge administrative supplémentaire. Il s’agit de pouvoir démontrer, en cas de demande de l’administration, que l’entreprise n’a pas ignoré ses obligations, qu’elle a traité les factures de manière prudente, et qu’elle a engagé les démarches nécessaires pour revenir au circuit attendu.
L’annuaire a pour objet de permettre l’adressage des factures électroniques vers la plateforme de réception du destinataire. Il est mis à disposition des plateformes agréées et recense les informations nécessaires à cet adressage.
Si l’entreprise ne parvient pas à identifier correctement la plateforme de son client, elle doit d’abord vérifier les informations utilisées : SIREN, SIRET, établissement destinataire, dénomination, données contractuelles ou données communiquées par le client. Elle doit également se rapprocher de sa plateforme ou de son prestataire pour déterminer si la difficulté tient à une donnée erronée, à une absence de mise à jour ou à une difficulté de routage. Lorsque la difficulté persiste, l’entreprise doit prendre contact avec son client pour confirmer les informations de réception attendues. Cette démarche doit être tracée. Si la facture doit être transmise rapidement pour éviter un blocage d’activité ou de trésorerie, un canal habituel peut être utilisé pour porter la facture à la connaissance du client. Cette transmission doit être comprise comme une mesure de continuité, non comme une nouvelle facture distincte. L’entreprise peut ensuite poursuivre la transmission électronique de la même facture ou organiser sa régularisation, dès que l’identification du destinataire ou le routage redevient possible. L’entreprise doit également veiller à ne pas multiplier systématiquement les envois par plusieurs canaux. L’envoi d’un double par mail ou PDF doit être réservé aux situations dans lesquelles il est utile à la continuité du traitement ou demandé par la situation opérationnelle. Lorsque le flux électronique peut être suivi par les statuts disponibles, ces statuts doivent être exploités pour apprécier si un envoi complémentaire est réellement nécessaire.
Le rejet d’une facture doit être traité comme un incident à corriger, non comme une raison de suspendre durablement la facturation.
Le rejet par une plateforme correspond à une difficulté de transmission ou de contrôle : erreur de format, donnée obligatoire absente ou incohérente, identification incorrecte d’une partie, difficulté de routage, anomalie bloquante ou contrôle non conforme. Il ne doit pas être confondu avec le refus de la facture par l’acheteur, qui relève d’un statut de cycle de vie distinct. L’entreprise doit d’abord identifier la cause du rejet. Lorsque l’erreur lui est imputable, elle corrige la facture et la transmet à nouveau par le circuit électronique. Lorsque la difficulté concerne le circuit de transmission, les données de réception ou le routage, elle se rapproche de sa plateforme, de son prestataire ou de son client pour résoudre la difficulté. L’entreprise conserve les éléments permettant de comprendre le rejet et sa correction : facture concernée, statut ou message de rejet, cause du rejet lorsqu’elle est connue, démarches engagées, facture corrigée ou régularisée, et échanges avec la plateforme, le client ou le prestataire. Lorsque le rejet empêche le destinataire de disposer de la facture et que la transmission est nécessaire pour éviter un blocage d’activité, de paiement ou de trésorerie, l’entreprise peut transmettre un double de la facture par un canal alternatif. Cette transmission doit être clairement rattachée à la facture concernée. Les règles relatives aux duplicatas, aux copies de continuité et à la prévention des doublons sont précisées dans la réponse à la question « Comment éviter les doubles paiements, les doubles comptabilisations ou les doubles déclarations en cas de réémission ou de régularisation ? ».
Afin de pouvoir documenter sa trajectoire de mise en conformité, l’entreprise doit prendre toutes les actions correctives nécessaires pour éviter les rejets
La régularisation d’une facture ne doit pas créer de doublon. Une même opération ne doit pas donner lieu à deux paiements, deux comptabilisations ou deux transmissions déclaratives comme s’il s’agissait de deux opérations distinctes. Le principe est simple : lorsqu’un flux électronique fonctionne, il ne faut pas adresser systématiquement un double par mail, PDF ou portail client. Ce double peut créer une difficulté pour le destinataire, qui devra rapprocher plusieurs documents correspondant à la même opération et éviter lui-même une double mise en paiement ou une double comptabilisation. L’entreprise doit donc piloter les envois complémentaires à partir des statuts disponibles. Lorsque les statuts montrent que la facture n’a pas pu être transmise, qu’elle a été rejetée, qu’elle n’a pas été routée ou qu’elle n’est pas accessible au destinataire, l’envoi d’un double peut être utile pour assurer la continuité du traitement. Lorsque les statuts confirment que la facture a bien été transmise et mise à disposition, l’envoi d’un double par un autre canal doit, sauf besoin particulier, être évité. Lorsqu’un double est transmis, il doit être clairement rattaché à la facture initiale. En pratique, il est possible de l’identifier par une mention de type “duplicata”, “copie” ou “copie de continuité”.
Cette identification peut figurer sur le document lui-même ou, lorsque cela n’est pas immédiatement possible, dans les informations d’accompagnement transmises au client : numéro de facture, date, montant, canal initial, motif de l’envoi et indication qu’il ne s’agit pas d’une nouvelle facture à traiter séparément.
Pendant la phase de démarrage, l’absence d’une mention explicite sur le document ne donnera pas lieu à sanction si l’entreprise peut démontrer que cette mention aurait supposé un développement spécifique, que le document est clairement rattaché à la facture initiale par d’autres éléments et que les mesures prises ont permis d’éviter les doubles paiements, doubles comptabilisations, doubles déductions ou doubles déclarations.
La même vigilance s’applique lorsqu’il y a une régularisation : la transmission électronique de la même facture ou la correction d’un flux rejeté ne doit pas être enregistrée comme une nouvelle opération lorsqu’elle correspond à une facture déjà transmise pour la même livraison ou prestation.
Le refus par l’acheteur doit être distingué du rejet par une plateforme. Il ne s’agit pas d’une anomalie technique de transmission, mais d’un statut de cycle de vie indiquant que l’acheteur refuse la facture. Ce statut est obligatoirement motivé et ne peut être utilisé que pour les motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée ou non-respect de conditions contractuelles empêchant le traitement de la facture, dans les limites prévues par la norme. Il ne doit pas être utilisé pour un simple litige commercial.
Lorsqu’un refus est émis par l’acheteur, le vendeur doit d’abord en analyser le motif. Si le refus révèle une erreur entrant dans les motifs prévus par la norme, il corrige la situation et procède, lorsque cela est nécessaire, à une nouvelle émission par le circuit électronique attendu. Cette nouvelle facture doit comporter un nouveau numéro afin d’éviter toute confusion avec la facture refusée et tout rejet lié à la réutilisation du même numéro.
Si le refus est fondé et accepté par le vendeur, celui-ci traite les conséquences du refus dans ses propres systèmes. Selon les cas, cela peut conduire à neutraliser les effets de la facture refusée dans ses traitements internes, le cas échéant par un avoir interne, à procéder à un remboursement ou à régulariser la situation dans une facture ultérieure lorsque ce mode de traitement est adapté.
Lorsque le vendeur conteste le refus, il ne doit pas créer automatiquement une nouvelle facture, un avoir interne ou un avoir transmis au seul motif qu’un statut « refusée » a été posé. Il doit instruire le désaccord avec l’acheteur, conserver les éléments justifiant sa position et documenter la suite donnée : maintien de la facture, correction de la situation, remboursement, émission d’une nouvelle facture, neutralisation interne ou régularisation ultérieure.
Le statut « refusée » ne tranche pas le différend entre les parties. Il ne remplace pas les mécanismes contractuels de contestation, de médiation, d’arbitrage ou le recours devant le juge. Lorsque les parties conviennent finalement de maintenir la facture initialement refusée, elles doivent pouvoir justifier ce maintien, notamment en cas d’écart entre les données issues du cycle de vie, le pré-remplissage de TVA et les déclarations effectivement déposées.
Une indisponibilité temporaire de plateforme ne doit pas interrompre l’activité économique. Elle doit être traitée comme un incident de démarrage ou d’exploitation, à documenter et à régulariser. L’entreprise doit d’abord vérifier l’origine de la difficulté : indisponibilité de sa propre plateforme, indisponibilité de la plateforme du destinataire, incident de raccordement, difficulté de transmission ou anomalie liée à un prestataire technique. Elle doit conserver les éléments permettant d’établir cette indisponibilité : message d’erreur, notification de la plateforme, ticket support, horodatage, échanges avec le prestataire. Lorsque l’émission électronique ne peut pas être réalisée immédiatement en raison de l’indisponibilité d’une plateforme et que la facture doit être transmise pour éviter un blocage d’activité ou de trésorerie, l’entreprise peut utiliser un canal alternatif afin de porter la facture à la connaissance du client.
Cette transmission permet d’assurer la continuité de la relation commerciale. Elle ne doit pas être analysée comme une nouvelle facture distincte lorsqu’elle se rattache à la même opération. Pour les entreprises soumises à l’obligation d’émission électronique, elle doit être suivie, dès que l’incident est résolu, d’une transmission électronique de la même facture ou d’une régularisation dans les meilleurs délais. Une attention particulière doit être portée à l’absence de doublons : la même facture ne doit pas être payée, comptabilisée ou déclarée deux fois.
Lorsque le circuit électronique attendu ne peut pas être utilisé immédiatement, la transmission par un canal alternatif peut permettre d’assurer la continuité du traitement de la facture, notamment pour éviter un blocage d’activité ou de trésorerie. Il peut s’agir, selon les pratiques existantes entre les parties, d’un envoi par courriel, d’un PDF, d’un portail client, d’un échange EDI déjà utilisé, ou d’un autre canal permettant au client de disposer des informations nécessaires au traitement de la facture.
Cette transmission ne doit pas être analysée comme une nouvelle facture si elle se rattache à une facture déjà émise ou destinée à être transmise par le circuit électronique. Elle doit être identifiée comme une transmission nécessaire à la continuité, permettant au client de traiter l’opération de façon dérogatoire.
Pour les entreprises déjà soumises à l’obligation d’émission électronique, il est possible de transmettre électroniquement la même facture ou d’organiser la régularisation de cette facture dans les meilleurs délais. La régularisation vise notamment à permettre la transmission des données attendues à l’administration. En tout état de cause, il est important d’être capable de démontrer qu’une trajectoire active de mise en conformité est engagée et poursuivie, notamment lorsque la facture n’est pas régularisée électroniquement.
L’envoi par un canal alternatif ne doit pas devenir habituel lorsque le flux électronique fonctionne. Un canal alternatif ne doit être utilisé que lorsque la continuité du traitement le justifie, notamment lorsque les statuts disponibles ne permettent pas d’établir que la facture a bien été transmise ou mise à disposition du destinataire.
L’entreprise conserve les éléments permettant d’expliquer la situation : difficulté rencontrée, mode de transmission utilisé, échanges avec le client et modalités de régularisation retenues.
Le fait qu’un incident provienne d’un prestataire, d’un éditeur, d’un logiciel ou d’une plateforme constitue un élément important d’appréciation, dès lors que la difficulté est réelle, documentée et suivie d’actions de correction. Il ne dispense pas pour autant l’entreprise de piloter sa mise en conformité. L’entreprise n’a pas vocation à être sanctionnée du seul fait d’une défaillance imputable à un tiers, dès lors qu’elle peut démontrer qu’elle a pris les dispositions relevant de sa responsabilité. Elle doit notamment pouvoir établir qu’elle a retenu une solution permettant d’entrer dans le dispositif, signalé la difficulté au prestataire concerné, suivi la résolution de l’incident, mis en place lorsque cela était nécessaire des mesures transitoires pour assurer la continuité de l’activité, et peut, lorsque cela est possible, organiser la régularisation des flux concernés.
L’entreprise conserve les éléments permettant d’établir l’origine de la difficulté et son suivi : échanges avec le prestataire, l’éditeur, le logiciel ou la plateforme, tickets support, notifications d’incident, dates de signalement et de résolution annoncées, flux concernés, solutions transitoires retenues et éléments montrant que l’entreprise a suivi la résolution du problème.
Lorsque la difficulté empêche temporairement l’émission, la réception ou la transmission de données, l’entreprise doit traiter les flux qui peuvent l’être, isoler les flux bloqués, éviter les doublons et organiser la régularisation dans les meilleurs délais, lorsque cela est possible.
Lorsque l’incident concerne une plateforme agréée ou un prestataire soumis à ses propres obligations, cet élément sera également pris en compte dans l’appréciation de la situation. L’entreprise doit toutefois pouvoir montrer qu’elle a accompli les démarches qui dépendaient d’elle et qu’elle n’a pas utilisé la défaillance d’un tiers pour différer durablement son entrée dans le dispositif.
Lorsqu’un incident concerne un outil mis à disposition par l’État ou nécessaire au fonctionnement collectif du dispositif, l’entreprise doit continuer à assurer la continuité de son activité et documenter les difficultés rencontrées.
En particulier, l’annuaire des destinataires a pour objet de permettre l’adressage des factures électroniques vers les plateformes agréées des destinataires. Il est mis à disposition des plateformes agréées par l’État et alimenté à partir des informations transmises par ces plateformes.
Le dispositif est toutefois conçu pour éviter qu’une indisponibilité ponctuelle de l’annuaire ne bloque, par elle-même, l’ensemble de la facturation. Lorsque l’incident empêche malgré tout d’identifier ou de fiabiliser les informations de réception d’un destinataire, l’entreprise doit se rapprocher de sa plateforme ou de son prestataire, et, si nécessaire, confirmer les informations utiles avec son client. Elle traite les flux qui peuvent l’être, utilise des modalités transitoires proportionnées lorsque la continuité de l’activité l’exige, puis régularise les flux concernés dès le retour à un fonctionnement normal.
L’entreprise n’a pas à résoudre elle-même une défaillance d’un outil public ou collectif. Elle doit en revanche pouvoir démontrer qu’elle a identifié l’incident, qu’elle a pris les mesures utiles pour en limiter les effets et qu’elle n’a pas utilisé cet incident pour différer durablement son entrée dans le dispositif.
Une entreprise qui rencontre une difficulté au démarrage doit pouvoir montrer qu’elle n’est pas restée inactive. L’administration appréciera la situation au regard des démarches réellement engagées, des difficultés rencontrées, des mesures transitoires mises en place et du calendrier de retour au fonctionnement attendu.
Une trajectoire sérieuse de mise en conformité ne suppose pas nécessairement que tout soit parfaitement stabilisé dès le premier jour. Elle suppose en revanche que l’entreprise ait identifié ses obligations, engagé les travaux nécessaires et organisé le traitement des difficultés rencontrées. À l’inverse, une simple déclaration d’intention ne suffit pas. L’entreprise doit pouvoir produire des éléments concrets, datés et cohérents. L’objectif pour l’administration est de distinguer une difficulté réelle de démarrage d’une absence de préparation ou d’un refus d’entrer dans le dispositif.
L’administration pourra prendre contact avec les entreprises lorsqu’elle constatera une situation de non-conformité ou une difficulté significative d’entrée dans le dispositif. Cette démarche vise d’abord à comprendre la situation rencontrée, à vérifier les démarches engagées et à permettre à l’entreprise de s’inscrire dans une trajectoire de mise en conformité.
L’entreprise devra alors être en mesure d’expliquer la nature de la difficulté rencontrée, les flux ou données concernés, les démarches déjà engagées auprès de ses prestataires, les mesures transitoires mises en place pour assurer la continuité de l’activité et le calendrier prévisionnel de retour au fonctionnement attendu.
Il n’est pas attendu des entreprises qu’elles signalent à l’administration chaque incident ponctuel, chaque rejet isolé ou chaque difficulté rapidement corrigée. Ces situations doivent d’abord être traitées avec la plateforme, l’éditeur, le logiciel, l’expert-comptable, le prestataire ou le client concerné, en conservant les éléments utiles.
En revanche, lorsque l’administration sollicite l’entreprise, celle-ci doit répondre de manière complète et documentée. Le dialogue avec l’administration ne vaut pas autorisation de rester hors du dispositif. Il permet d’apprécier la situation, les efforts engagés et les conditions de régularisation.
Pour l’obligation de recourir à une plateforme agréée en réception, le texte prévoit en outre une mise en demeure de se conformer dans un délai de trois mois avant toute application de l’amende prévue en cas de persistance du manquement.
Non. Les sanctions ne seront pas appliquées de manière immédiate, automatique et aveugle du seul fait qu’une entreprise rencontre une difficulté au démarrage, dès lors que cette difficulté est réelle, documentée et suivie d’actions de correction.
Cette approche ne signifie pas que l’obligation est reportée ou suspendue. Le calendrier demeure applicable. Les entreprises concernées doivent utiliser le circuit prévu par la réforme lorsque cela est possible, corriger les difficultés constatées et régulariser les factures ou données qui n’ont pas pu suivre immédiatement le circuit attendu.
L’administration appréciera notamment la nature de l’obligation concernée, la réalité de la difficulté rencontrée, le caractère ponctuel ou durable du manquement, les démarches engagées, la part du périmètre déjà mise en conformité, la qualité de la documentation conservée, la rapidité de la correction ou de la régularisation et l’existence éventuelle d’un comportement d’évitement, d’inertie ou de refus durable d’entrer dans le dispositif. Pour les cas où il est possible de régulariser, cela consiste, selon les cas, à transmettre
électroniquement la même facture, à corriger une facture rejetée, à transmettre les données attendues ou à corriger des données inexactes. Cela ne doit pas conduire à créer artificiellement une nouvelle opération ou à provoquer des doubles paiements, doubles comptabilisations ou doubles déclarations. L’approche de démarrage ne couvre pas les comportements consistant à ignorer durablement l’obligation, à ne pas engager de démarche, à refuser d’entrer dans le dispositif, à maintenir volontairement des circuits parallèles sans régularisation ou à utiliser les difficultés de démarrage comme prétexte pour bloquer les paiements ou retarder la mise en conformité.
