Fiche MEMO : Gestion des congés payés

FIXATION DE LA PÉRIODE DE CONGÉS

L’employeur fixe la période de prise des congés payés.
• La période légale de référence s’étend du 1^er mai au 31 octobre.
• Une période plus large peut être prévue par la convention collective.
• Cette période doit être définie après consultation des représentants du personnel, lorsqu’ils existent.

Information obligatoire :
La période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture, soit avant le 1^er mars (affichage ou autre moyen d’information).

FIXATION DES DATES DE CONGÉS

L’employeur est responsable de la fixation des dates de congés.
• Il peut recueillir les souhaits (désidératas) des salariés, mais reste décisionnaire afin d’assurer la continuité du service.
• L’ordre des départs doit tenir compte notamment :
- de la situation familiale ;
- de l’ancienneté ;
- de l’activité éventuelle chez un autre employeur.

Délai de prévenance :
Les dates de congés et l’ordre des départs doivent être communiqués au moins 1 mois à l’avance. 

>> Bonne pratique : Mettre en place une procédure interne formalisée (recueil des demandes + validation écrite).

MODALITÉS DE PRISE DES CONGÉS PAYÉS

Distinction des droits :
• Congé principal : 4 semaines.
• 5^ème semaine : obligatoirement prise séparément (sauf situations particulières).

Règles essentielles :
• Le salarié doit prendre au minimum 2 semaines consécutives entre le 1^er mai et le 31 octobre (sauf dérogation).
• Le congé principal peut être fractionné uniquement avec l’accord du salarié.
• Le salarié peut demander 4 semaines continues, mais ne peut pas imposer ses dates.

Fractionnement et jours supplémentaires :
Si une partie du congé principal est prise hors période légale (1^er mai - 31 octobre) :
- 3 à 5 jours : +1 jour ouvrable supplémentaire.
- 6 jours ou plus : +2 jours ouvrables supplémentaires.

OBLIGATION DE PRISE DES CONGÉS
• Le salarié a l’obligation de prendre effectivement ses congés.
• Les congés ne peuvent pas être remplacés par une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat de travail (indemnité compensatrice).

>> Principe : Les congés doivent être pris au cours de la période de référence.
Le report est en principe interdit, sauf cas particuliers :
- maladie ;
- accident du travail ;
- maternité ou situations assimilées.

FERMETURE DE L’ENTREPRISE
Cas de fermeture annuelle :
• Fermeture de 4 semaines : conforme (congé principal).
• Fermeture inférieure à 4 semaines : consultation des représentants du personnel requise ou accord des salariés en leur absence.

Cas des salariés sans droits suffisants :
• Salariés récemment embauchés ou sans acquis suffisants : possibilité de recours au chômage partiel (indemnisation sous conditions) ; la démarche est à effectuer auprès de l’administration.